Spesen berechnen
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Auf Dienstreise essen Sie oft teurer als zu Hause. Dafür gibt es die Verpflegungspauschale: einen festen Betrag pro Reisetag, den Sie als Werbungskosten ansetzen können, ohne jeden Bon zu sammeln. Dieser Rechner gilt für Reisen im Inland und rechnet auch die Kürzung für Mahlzeiten heraus, die Ihnen gestellt wurden.
Ansetzbarer Verpflegungsbetrag (Inland)
89,60 Euro
Bruttopauschale: 112,00 Euro. Kürzung für Mahlzeiten: 22,40 Euro. Erstattung: 0,00 Euro.
Hinweis: Dieser Betrag ist der ansetzbare Werbungskostenbetrag, noch keine Steuererstattung. Wie viel Steuer er spart, hängt von Ihrem Steuersatz und dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag ab.
Kurz gesagt: 24 Stunden unterwegs bringen 28 Euro, ein An- oder Abreisetag und jeder Tag mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit bringen 14 Euro. Wird Ihnen eine Mahlzeit gestellt, wird gekürzt: Frühstück um 20 Prozent, Mittag- und Abendessen um je 40 Prozent der 28 Euro Pauschale.
Schritt für Schritt: So nutzen Sie den Rechner
- Reisetage sortieren: Zählen Sie volle Tage (24 Stunden) und An- oder Abreisetage bzw. Tage über 8 Stunden getrennt.
- Mahlzeiten eintragen: Tragen Sie ein, wie oft Ihnen Frühstück, Mittag- oder Abendessen gestellt wurde, etwa im Hotel oder bei einem Kunden.
- Erstattung abziehen: Hat Ihr Arbeitgeber Verpflegung steuerfrei erstattet, tragen Sie den Betrag ein.
- Ergebnis prüfen: Der Rechner zeigt Bruttopauschale, Kürzung und den ansetzbaren Betrag. Diesen Betrag tragen Sie in der Steuererklärung als Werbungskosten ein, sofern er nicht schon erstattet wurde.
Formel
Bruttopauschale = (volle Tage mal 28 Euro) + (An- und Abreisetage oder Tage über 8 Stunden mal 14 Euro). Kürzung = (Frühstücke mal 5,60 Euro) + (Mittagessen mal 11,20 Euro) + (Abendessen mal 11,20 Euro). Ansetzbarer Betrag = Bruttopauschale minus Kürzung minus steuerfreie Erstattung, mindestens 0 Euro.
Beispiel zum Nachrechnen
Eine Dienstreise mit 3 vollen Tagen und 2 An- bzw. Abreisetagen, dazu 2 gestellte Frühstücke und 1 gestelltes Abendessen: Bruttopauschale = (3 mal 28 Euro) + (2 mal 14 Euro) = 84 + 28 = 112 Euro. Kürzung = (2 mal 5,60 Euro) + (1 mal 11,20 Euro) = 11,20 + 11,20 = 22,40 Euro. Ansetzbar = 112 minus 22,40 = 89,60 Euro. Genau diese Werte sind im Rechner voreingestellt, er zeigt also 89,60 Euro.
Pauschalen im Inland 2026 im Überblick
| Situation | Pauschale | Kürzung bei gestellter Mahlzeit |
|---|---|---|
| 24 Stunden Abwesenheit | 28 Euro | Frühstück 5,60 Euro, Mittagessen 11,20 Euro, Abendessen 11,20 Euro |
| An- oder Abreisetag | 14 Euro | Wie oben, die Kürzung richtet sich nach der 28 Euro Pauschale |
| Mehr als 8 Stunden, ohne Übernachtung | 14 Euro | Wie oben |
| Bis 8 Stunden Abwesenheit | 0 Euro | Keine Pauschale, also auch keine Kürzung |
Rechtsgrundlage und Grenzen
Rechtsgrundlage ist § 9 Abs. 4a EStG. Rechtsstand 2026, Stand 31. Oktober 2026. Die Sätze oben gelten für das Inland. Für das Ausland gelten je nach Land andere Pauschalen, die hier nicht abgebildet sind. Ebenfalls nicht abgebildet: die Dreimonatsfrist. Wer länger als drei Monate an derselben Tätigkeitsstätte arbeitet, kann die Pauschale dort in der Regel nicht mehr ansetzen. Bitte nicht verwechseln: Die Verpflegungspauschale ist etwas anderes als die Pendlerpauschale. Die Pendlerpauschale betrifft den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte, die Verpflegungspauschale die Mehrkosten für Essen auf Dienstreisen.
Wichtig: Das Ergebnis ist nur eine Orientierung und keine Steuerberatung. Es ist kein Bescheid und keine Lohnabrechnung. Ob und in welcher Höhe der Betrag steuerlich wirkt, hängt von Ihrer Steuererklärung, Ihrem Steuersatz und davon ab, ob der Arbeitnehmer-Pauschbetrag bereits überschritten ist. Alle Eingaben werden nur in Ihrem Browser verarbeitet, es werden keine Daten an uns gesendet.
Häufige Fragen zur Verpflegungspauschale
Was ist der Unterschied zur Pendlerpauschale?
Die Pendlerpauschale betrifft den täglichen Weg zur ersten Tätigkeitsstätte. Die Verpflegungspauschale betrifft Dienstreisen und die Mehrkosten für Verpflegung unterwegs. Es sind zwei verschiedene Werbungskosten, mit eigenen Regeln.
Warum wird bei einem gestellten Frühstück gekürzt?
Weil Sie dann keine Mehrkosten für diese Mahlzeit hatten. Die Kürzung beträgt 20 Prozent der Tagespauschale von 28 Euro, also 5,60 Euro. Bei Mittag- und Abendessen sind es je 40 Prozent, also 11,20 Euro.
Gilt die Pauschale auch bei einer Tagesreise ohne Übernachtung?
Ja, wenn Sie mehr als 8 Stunden abwesend sind, gibt es 14 Euro. Bei bis zu 8 Stunden gibt es keine Pauschale.
Was ist die Dreimonatsfrist?
An derselben Tätigkeitsstätte können Verpflegungspauschalen in der Regel nur für die ersten drei Monate angesetzt werden. Danach gilt die Tätigkeit dort steuerlich als regelmäßige Arbeitsstätte im Sinne dieser Regel, und die Pauschale entfällt. Wechseln Sie den Ort, beginnt die Frist dort neu.
Ist der berechnete Betrag schon meine Steuererstattung?
Nein. Es ist der ansetzbare Werbungskostenbetrag. Die Steuerersparnis ergibt sich erst aus Ihrem persönlichen Steuersatz und daraus, ob Ihre Werbungskosten insgesamt über dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag liegen.
Was gilt im Ausland?
Im Ausland gelten eigene Pauschalen je nach Land, die teils deutlich höher sind. Dieser Rechner bildet nur das Inland ab. Für Auslandsreisen brauchen Sie die länderspezifische Tabelle.