Kurzantwort: Im Inland gelten 2026 zwei Sätze: 14 Euro bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit oder am An- und Abreisetag, 28 Euro bei vollen 24 Stunden Abwesenheit. Beispiel aus dem Rechner: (3 x 28 Euro) + (2 x 14 Euro) = 112 Euro, minus 22,40 Euro Mahlzeitenkürzung = 89,60 Euro. Gestellte Mahlzeiten kürzen die Pauschale, und echte Essensbelege bringen keinen höheren Ansatz.
Wer beruflich unterwegs ist, isst teurer als zu Hause. Genau dafür gibt es den Verpflegungsmehraufwand: eine Pauschale, die du ansetzen kannst, ohne jeden Imbissbeleg zu sammeln. Klingt einfach, wird aber oft falsch gerechnet, weil An- und Abreisetage, volle Tage und gestellte Mahlzeiten durcheinandergehen. Mit dem Verpflegungspauschale-Rechner rechnest du deine Dienstreise im Inland sauber durch.
Wichtig vorab: Dieser Rechner gilt nur für Dienstreisen im Inland. Für Auslandsreisen gelten länderspezifische Sätze des Bundesfinanzministeriums, die hier nicht abgebildet sind. Und: Die Pauschale ist kein Ersatz für tatsächlich gezahlte Beträge. Höhere Verpflegungskosten kannst du nicht per Einzelnachweis ansetzen. Was zählt, ist die Pauschale nach Abwesenheitsdauer, abzüglich der Kürzung für gestellte Mahlzeiten.
Was dieser Beitrag abdeckt und was nicht
| Abgedeckt | Nicht abgedeckt |
|---|---|
| Verpflegungspauschalen Inland 2026: 14 Euro und 28 Euro | Auslandsreisen mit länderspezifischen Sätzen |
| Mahlzeitenkürzung bei gestellten Mahlzeiten | Einzelnachweis höherer Verpflegungskosten |
| An- und Abreisetag, eintägige Reise, volle Reisetage | Fahrtkosten, Übernachtung und Arbeitgebererstattung im Detail |
| Beispiel mit Rechenweg und Checkliste | Eine Steuerberatung oder ein Steuerbescheid |
Die Sätze 2026 im Überblick
| Situation | Pauschale Inland 2026 |
|---|---|
| Volle 24 Stunden Abwesenheit | 28 Euro |
| Mehr als 8 Stunden, eintägig ohne Übernachtung | 14 Euro |
| Anreisetag mit anschließender Übernachtung | 14 Euro, unabhängig von der genauen Dauer |
| Abreisetag nach vorheriger Übernachtung | 14 Euro, unabhängig von der genauen Dauer |
| 8 Stunden oder weniger, eintägig ohne Übernachtung | 0 Euro |
Das Beispiel Schritt für Schritt
| Schritt | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| 1. Volle Tage | 3 x 28 Euro | 84 Euro |
| 2. Tage mit 14 Euro | 2 x 14 Euro | 28 Euro |
| 3. Summe vor Kürzung | 84 Euro + 28 Euro | 112 Euro |
| 4. Mahlzeitenkürzung | Abzug für gestellte Mahlzeiten | minus 22,40 Euro |
| 5. Ergebnis | 112 Euro minus 22,40 Euro | 89,60 Euro |
Die Kürzung von 22,40 Euro entspricht zum Beispiel zwei gestellten Mittag- oder Abendessen zu je 11,20 Euro (40 Prozent von 28 Euro) oder vier gestellten Frühstücken zu je 5,60 Euro (20 Prozent von 28 Euro). Wichtig ist nicht die Kombination, sondern die Regel: Jede gestellte Mahlzeit kürzt die Tagespauschale um ihren festen Anteil, bezogen auf die volle Tagespauschale von 28 Euro.
Mahlzeitenkürzung im Detail
| Gestellte Mahlzeit | Kürzung | Betrag Inland |
|---|---|---|
| Frühstück | 20 Prozent der vollen Tagespauschale | 5,60 Euro |
| Mittagessen | 40 Prozent der vollen Tagespauschale | 11,20 Euro |
| Abendessen | 40 Prozent der vollen Tagespauschale | 11,20 Euro |
Stellt der Arbeitgeber eine Mahlzeit, wird gekürzt, auch wenn du sie nicht gegessen hast. Umgekehrt gilt: Wenn du eine Mahlzeit selbst zahlst, gibt es keine Kürzung und keinen extra Ansatz darüber hinaus. Die Pauschale bleibt die Pauschale.
Verpflegungspauschale-Rechner nutzen: Schritt für Schritt
- Tage mit 28 Euro eintragen. Alle vollen 24-Stunden-Tage deiner Reise.
- Tage mit 14 Euro eintragen. An- und Abreisetage sowie eintägige Reisen über 8 Stunden.
- Gestellte Mahlzeiten angeben. Frühstück, Mittagessen und Abendessen, die der Arbeitgeber gestellt hat.
- Ergebnis ablesen. Du siehst die Summe vor Kürzung, die Kürzung selbst und den Endbetrag, hier 89,60 Euro im Beispiel.
- Belege und Reiseunterlagen aufbewahren. Für die Steuererklärung oder die Abrechnung beim Arbeitgeber brauchst du die Reise selbst nachweisbar, auch wenn die Verpflegung pauschal angesetzt wird.
Rechtsgrundlage: § 9 Abs. 4a EStG
Rechtsgrundlage ist § 9 Abs. 4a EStG. Dort stehen die Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten. Voraussetzung ist eine Auswärtstätigkeit, also Arbeit außerhalb der Wohnung und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte. Reine Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind keine Auswärtstätigkeit, dafür gilt die Entfernungspauschale, die du mit dem Pendlerpauschale-Rechner prüfst. Die Verpflegungspauschale gehört zu den Werbungskosten und wirkt erst, wenn deine Werbungskosten insgesamt den Arbeitnehmer-Pauschbetrag übersteigen. Mehr dazu steht im Werbungskosten-Rechner.
Typische Fehler
- An- und Abreisetag mit 28 Euro statt 14 Euro angesetzt
- Eintägige Reise bis 8 Stunden mit 14 Euro angesetzt, obwohl sie keinen Anspruch bringt
- Gestellte Mahlzeiten vergessen und dadurch zu hoch gerechnet
- Essensbelege gesammelt und höhere Beträge angesetzt, obwohl nur die Pauschale gilt
- Auslandsreise mit Inlandssätzen gerechnet
- Erstattung des Arbeitgebers und Werbungskostenansatz doppelt gezählt
Besonders der letzte Punkt ist wichtig: Soweit der Arbeitgeber die Verpflegungspauschale steuerfrei erstattet, kannst du denselben Aufwand nicht noch einmal als Werbungskosten geltend machen. Der Rechner zeigt dir den Pauschalbetrag, die Aufteilung zwischen Erstattung und Werbungskosten musst du mit deiner Abrechnung abgleichen.
Fazit
Merke dir drei Zahlen: 28 Euro für volle Tage, 14 Euro für An- und Abreisetage und eintägige Reisen über 8 Stunden, und die Kürzung von 5,60 Euro für ein Frühstück und 11,20 Euro für Mittag- oder Abendessen. Im Beispiel ergibt das 89,60 Euro. Mit dem Verpflegungspauschale-Rechner rechnest du jede Inlandsreise in Sekunden nach. Für Fahrtkosten zur ersten Tätigkeitsstätte nutze den Pendlerpauschale-Rechner, für die Gesamtwirkung in der Steuererklärung den Werbungskosten-Rechner.
FAQ
Wie hoch ist die Verpflegungspauschale 2026 im Inland?
28 Euro bei vollen 24 Stunden Abwesenheit, 14 Euro bei mehr als 8 Stunden eintägig sowie am An- und Abreisetag mit Übernachtung. Die Sätze gelten für das Inland nach § 9 Abs. 4a EStG.
Wie kommt das Beispiel auf 89,60 Euro?
(3 x 28 Euro) + (2 x 14 Euro) = 112 Euro, minus 22,40 Euro Mahlzeitenkürzung für gestellte Mahlzeiten = 89,60 Euro. Die Kürzung entspricht zum Beispiel zwei gestellten Mittag- oder Abendessen zu je 11,20 Euro.
Wie hoch ist die Kürzung für ein gestelltes Frühstück?
20 Prozent der vollen Tagespauschale, also 5,60 Euro im Inland. Für ein gestelltes Mittag- oder Abendessen sind es jeweils 40 Prozent, also 11,20 Euro.
Kann ich höhere Essenskosten mit Belegen ansetzen?
Nein. Die Verpflegung wird pauschal angesetzt, ein Einzelnachweis höherer Kosten ist nicht möglich. Belege ändern an der Pauschale nichts, sie belegen allenfalls die Reise selbst.
Gilt der Rechner auch für Auslandsreisen?
Nein, der Rechner gilt nur für das Inland. Für Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschbeträge des Bundesfinanzministeriums, die du für dein Reiseland gesondert prüfen musst.
Was ist der Unterschied zur Pendlerpauschale?
Die Pendlerpauschale (Entfernungspauschale) gilt für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Die Verpflegungspauschale gilt für Auswärtstätigkeiten außerhalb von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Es sind zwei verschiedene Werbungskosten, die nicht verwechselt werden dürfen.
Was passiert, wenn der Arbeitgeber die Pauschale erstattet?
Eine steuerfreie Erstattung des Arbeitgebers deckt denselben Aufwand ab. Soweit erstattet wurde, kannst du den Betrag nicht zusätzlich als Werbungskosten geltend machen. Gleiche den Rechnerwert mit deiner Abrechnung ab.
Wirkt die Verpflegungspauschale sofort als Steuerersparnis?
Nein, nicht direkt. Sie erhöht deine Werbungskosten. Eine Steuerwirkung entsteht erst, wenn deine Werbungskosten insgesamt den Arbeitnehmer-Pauschbetrag übersteigen. Die tatsächliche Ersparnis hängt von deinem Grenzsteuersatz ab.
Weitere Rechner
Quellen und Hinweis: Tool-Seite Verpflegungspauschale-Rechner (arbeitrechner.de), § 9 Abs. 4a EStG für die Inlandspauschalen und die Mahlzeitenkürzung. Dieser Beitrag ist nur zur Orientierung, ersetzt keine Steuerberatung und keinen Steuerbescheid. Rechtsstand 2026, Stand 1. November 2026. Auslandsreisen sind nicht abgedeckt.
